タイトルの通りなのですが、「いかに抱えているタスクの数を減らすか」というのが、精神衛生上気持ちよく仕事を進める上で重要だなと。
肝は「数」です。大きなタスクも小さなタスクも１つのタスクと数え、そういったタスクを自分が今いくつ抱えているのか、というのが脳内リソースの圧迫率に比例するなぁと最近はすごく感じています。
直感的には、脳内リソースの圧迫率って「数×重さ」じゃないですか。当然、２時間のミーティングの予定が入っていたらそれに割く脳内リソースは大きそうです。それに比べると、「10分間の事務所の掃除」なんて、大したことないタスクであるように感じます。
ところが。
最近の社内的なスケジューリング棚卸しブームの過程で、あらゆるタスクをマージしたり、縮小化したりしてみました。
例えば、毎週定例のランチタイムと毎月の反省会をマージしたり、毎日書いていた日報と、朝の進捗共有会をマージしたり。
さらにはお掃除ロボットを使ったり、外注メンバーに積極的にアウトソーシングを行うことで、自分たちで行っていた作業を大幅に減らし、ここでもタスク数を減らしました。
その結果どうなったか。あくまでまだ２週間程度のモニタリングではありますが、だいぶ時間に余裕ができてきました(最近同じような内容のことを書いていてすみませんｗ)。 その結果、自分たちで集中するべき仕事だけにフォーカスし、その仕事のクオリティは上がってきているのです。
冒頭の話題に戻します。
我々はアウトソーシングやスケジューリングの棚卸しによって、日々のタスクの内容を見直しました。ただ、これは仕事の時間自体が大幅に減ったわけではありません。今まで5分〜10分という細切れの短い時間をかけて行っていた作業たちを、マージしたり削減したりしただけです。つまり、減った作業の時間自体は数十分程度でしょう。
それでは何故これほどまでに心理的余裕に変化があったか。それは、タスクの数が大きく減ったからだと思います。おそらく、抱えているタスクに対するストレス値は、一つ一つのタスクの「重さ」よりも「数」に大きく左右されるのではないかと思うのです。
ここで得た小さな学びは、普段の仕事に対するパフォーマンスを上げるにはまず、抱えているタスクの絶対数を減らすこと。
わかりやすいやり方だと、小さなタスクから捌いていったり、自分でなくてもできるタスクはアウトソーシングすることで数を削ることです。
僕の場合は経験則的に、やるべきTODOが５前後くらいがちょうど良いようです。
