先日、下津曲が「「意識を変える」のではなく、「可視化して確認する仕組み」をつくる。」というブログを書いていたように、最近弊社では仕組み化に積極的に取り組んでいます。その中でもうまく機能している仕組みの事例を今日は2つ紹介します。
1つはPDCAの進捗状況の可視化。PDCAという仕組みは2〜3ヶ月というスパンで区切られる受託制作よりも、数年単位で継続的に伸ばしていくような事業において特に適用しやすいです。以前僕が書いたブログ「unlearning (学習消去)」にもあるように、ラキブラの創業メンバーはどちらも前職では受託制作のチームにいたため、PDCAサイクルを回しながら仕事を進めるやり方にあまり馴染みがありませんでした。
あらゆる施策を思いついては実行するのですが、実行した後もその後の振り返りが甘かったり、そもそも施策案が散らかってしまって目的が散漫になってしまったり、あまりうまく回っていない状況がしばらく続いていました。
そこでまずは、とにもかくにも現在の施策案をPDCAのプロット上で見える化しようと。ホワイトボードにポストイットで施策単位に切り出して毎朝・晩にチェックする仕組みを作りました。これがかなり今機能しています。施策アイデアを思いついたらとりあえずポストイットに書いてPlanに貼る。このときに重要なのは、それを実行することでどういった結果を期待しているのかという仮説までメモしておくことです。
そして、実行フェーズに移ったらDoにポストイットを移動。一通りCheckできる段階まで実行が終わったらCheckに移動し、仮説が正しかったかどうかの振り返りを行う。そして改善案を検討し(Action)、次の施策案にまた回していく。この繰り返しです。
今までも頭のなかでこのホワイトボードの図があったのですが、ちゃんと見える化したことで取りこぼしがなくなり、かつチーム内での認識ズレもなくなりました。
そしてもう一つ、うまく機能している仕組みが「時報」です。これはAnypay社やdely社が採用しているという仕組みを参考にしたもので、「毎朝、各人が今日1日のスケジュールを3分割し、それぞれの時間にやるタスクをメンバー内で共有する。そして、予定していた3分割のスケジュールが経過するごとにタスクの進捗状況を報告する。」というもの。
進捗報告を都度口頭でやるのは各人のペースを遮ってしまうので、今のところチャット上で緩く運用するという仕組みにしています。これだけのシンプルな仕組みですが、1日のスケジュールのリズムにメリハリがついてすごく良い。弊社では元々日報を毎日記録して共有するという文化があったのですが、日報をより細かく3分割したというイメージです。その代わり、1日の終わりの日報はかなり薄い内容にシュリンクしました。
チームがスピード感を持って前に進んでいくために仕組み化はものすごく重要であると、改めて最近感じています。同じ「全力で走る」でも、素足でひたすら全力で走るのか、しっかりとメンテナンスされたロードバイクで走るのか、くらいの違いがあります。今後も良い会社の仕組みはどんどん参考にして取り入れていきたい。
